GTD时间管理理念:
他的宗旨是帮助人获得一种“心静如水”的状态:
“如果你的大脑中空空如也,总是处于一切就绪的状态,它就会向一切事情敞开大门。”
但事实上这一点很难达到。你是不是经常为一些琐碎的事情打断你的工作:手机没有电了,要充电;家里的下水道坏了,要找人来修;要给一个朋友打一个电话等等。他们可能会经常在你工作的时候出现在你的脑海里,使你不能够放心的把它放在一边。则就影响了工作的效率。
GTD时间管理的核心心思路是:
1、建立一个独立于大脑的系统,把所有在大脑中萦绕的事务从大脑中取出来,按一定的规则有组织的放在这个系统中。从而让你的大脑中空空如也。
2、制定计划,行动,把这个系统中的事务处理掉,并从这个系统中删除。
这样,达到一种效果,就是在做一件事情的时候,可以安心的忽略其他的事情,使大脑不受他们的干扰,从而保持高效的工作状态。
做一个比喻:人的大脑就像内存一样。如果内存中占有大量的信息,电脑的效率就会降低。所以,把暂时不需要处理的东西放在硬盘上,以保证CPU高速的运转。
注:上述内容总结自《尽管去做》。
德鲁克时间管理理念:
德鲁克有一本书籍《卓有成效的管理者》,其中第二章“掌握自己的时间”,其中也讲到了时间管理。
它的理念的核心分为三个步骤:
1、弄清楚时间的消费情况——记录时间。
2、减少非生产性时间消费——管理世界。
3、将可自由支配的时间做成整块来使用——统一安排时间。
下面分开讨论:
1、记录时间
记录时间的消费情况,以连续三四个星期为一个时间段,每天记录,一年内记录两三个时间段。
2、管理时间
进行系统的时间管理:
1、找出那些事情根本不必做。
2、那些事情可以由别人做而又不影响效果。
3、不要浪费别人的时间。
进行上面的活动的时候记住“管理者大刀阔斧减少不必要的工作,绝不会有太大风险。人总有一种倾向,高估自己地位的重要性,认为许多事情非躬亲不可。”
消除浪费时间的活动:
消除上面三个时间浪费的同时,也要消除因管理不善带来的时间浪费。
1、找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。
应该注意的现象,是组织中一而再,再而三出现同样的“危机”。一项重复出现的危机应该是可以预计的,这类危机可以预先防止,或可以设计成一种例行作业。
“一个平静无波的组织,必是管理上了轨道。如果一个组织经常是高潮跌现,频频救火,忙的不可开交,必是管理不善。管理好的组织,总是单调无味,没有任何激动人心的事件。”
“一个管理上了轨道的组织,常是一个令人觉得兴味索然的组织,在这样的组织里,所谓“”引人注目”的事情大概是为未来做决策,而不是轰轰烈烈地处理过去的问题。”
2、人员过多,也常会造成人员浪费。多一个人,会多出很多的沟通成本。
3、组织不健全也会导致时间浪费。表现为会议过多。会议太多,表示职位结构不当,也表示单位设置不当。
4、信息功能不健全。
3、统一安排可以自由支配的时间。
时间管理最后一步,是把管理者自行支配的时间集中起来。而这个时间段则最好是90分钟。如果太多在人的注意力无法集中;太少则在不同的任务间进行切换回划分太多精力。管理人员要想工作有成效,必须整块的利用时间。
从上面可以看出,GTD的时间管理理念以人为出发点,针对人的生理心理特点而提出的个人的时间管理,它侧重人的微观的特点,提出一个事件管理的技巧:把事务从大脑中清除,有组织的放在一个系统中,从而达到一种更为高效的工作状态。
而德鲁克的时间管理理念则以管理者这个角色为出发点,针对管理者的管理活动而提出的管理者的时间管理。它更加侧重管理者的职责以及组织的制度流程结构。
这两种时间管理理念可以综合起来使用,对时间管理可能会有更大的帮助。
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